급식현황표 만들기

질문하신 것으로 보아 아마 초등학교나 중학교에서 선생님 또는 급식과 관련된 일에 종사하시는 분의 질문인 것 같습니다. 질문의 내용이 근래에 보기 드물게 공손(?)하고 배운 내용을 여러 가지 방향으로 응용하시려는 태도가 너무도 가슴을 찡하게(^^) 합니다. 그리고 EXCEL은 단순한 수치계산 프로그램이 아니라 응용여하에 따라 활용범위가 무궁무진하다는 것을 보여주는 좋은 샘플인 것 같아 소개해 드립니다.

우선 아래의 버튼을 눌러 질문하신 분이 어떤 부분에서 잘 안되는지 살펴보고 오시기 바랍니다.

무엇이 문제인지 아시겠습니까? 단순히 질문하신 부분만을 수정해서 해당 월만을 되돌린다 해도 문제가 해결되는 것은 아니로군요. ^^ 단순히 해당 월만 되돌려서는 해결이 되지 않고 해당 월의 급식자수와 납입자수를 리턴해 주어야 될 것 같습니다.

여기서 한 걸음 더 나아가 에러 표시가 나타날 경우에 대한 처리와 사용자의 편의를 도모하기 위해 콤보박스를 통해 월을 선택할 경우, 해당 월에 대한 자료들만 화면에 표시되는 정도까지의 작업은 해 주어야 비로소 약간 쓸만한 프로그램이라 할 수 있을 것입니다. 그렇다면 이번에는 Exceller가 수정한 시트를 살펴보도록 하지요.

잘 되지요? Exceller가 작성한 것이라 해서 정답이라고 할 수도 없고, 정답일 리도 없겠지만 프로그램을 짤 때에는 항상 사용자의 입장에서, 어떻게 하면 좀더 사용자가 편리하게 작업할 수 있을 것이지를 항상 염두에 두어야 합니다. 혹시 오늘 강좌를 보시는 분 중에,

"VBA 코드를 한 줄도 집어넣고 만든 파일을 가지고 프로그래밍을 했다고 할 수 있습니까? 뭔가 착각하신 게 아닌지…?"

이렇게 생각하시는 분이 혹시 계실지 모르겠습니다만, 절대 그렇지가 않습니다. 복잡한 코드의 삽입유무와는 상관없이 우리의 삶 자체가 곧 Programming의 연속입니다. 컴퓨터 상에서, 컴퓨터를 움직이도록 하는 작동명령이 프로그래밍 이라고 한다면 현실 세계에서 우리를 움직이도록 하는 "계획/목표"가 바로 프로그래밍의 다른 이름인 것이지요. 따라서 삶을 살면서 프로그래밍 없이 사는 사람은 문제가 있는 사람이라고 할 수 있을 것입니다.

년간 사업계획을 짜는데 과장님이 담당별로 업무분장을 잘하고 스캐쥴링을 철저히 해서, 정해진 기한 내에 차질없이 잘 끝마쳤다면 이 과장님은 프로그래머입니다. 기말고사를 앞둔 수험생이 계획에 따라 자신이 정한 규율을 잘 지켜 소기의 목적을 달성하였다면 이 수험생도 프로그래머인 것입니다. 이러한 연유로 우리 모두는 자기 인생의 프로그래머인 것이지요. 사람에 따라 프로그램을 잘짜느냐 못짜느냐의 차이는 있을 지언정…

무슨 얘기를 하다가 또 이런 해괴한(?)… 다시 정신을 차리고…

질문하신 분의 경우, "납입자 수"를 구하기 위해 아래와 같은 수식을 사용해서 해결을 시도하셨습니다.

=INDEX(P4:P53,IF(MONTH(TODAY())<7,1,3),CHOOSE(MONTH(TODAY()),1,1,3,5,7,9,1,3,3,5,7,9))

여러 가지 함수를 복합적으로 조합한 것 까지는 좋았는데… 일단은 Index 함수와 Choose 함수의 사용법에 있어 약간 혼돈을 하신 것 같고, 그리고 이렇게 해서는 납입자수를 구하기가 어렵습니다.

Index 함수는 지정한 영역 내에서 지정한 위치에 해당되는 값을 돌려주는 함수이고, Choose 함수는 index_num값을 사용해서 주어진 목록에서 값을 구하는 함수입니다. index_num이니 리턴이니 해 놓으니까 복잡해 보이는데 쉽게 말해서 서로 사촌뻘 된다고 생각하시면 됩니다. 아래의 수식들을 보세요.

=INDEX({"월요일","화요일","수요일","목요일","금요일","토요일","일요일"},3)

=INDEX({"월요일","화요일","수요일","목요일","금요일","토요일","일요일"},3)

=CHOOSE(3,"월요일","화요일","수요일","목요일","금요일","토요일","일요일")

=CHOOSE(3,"월요일","화요일","수요일","목요일","금요일","토요일","일요일")

따라서 위의 수식을 뜯었다가 다시 조립해 보면 아래와 같이 될 것입니다.

=Index(P4:P53,1,1)

이렇게 해 놓으니까 당연히 P4:P53 영역 내에 있는 첫번째 셀의 값인 "-"가 화면상에 덩그렇게 나타나게 되는 것이지요. 따라서 이것을

=COUNTIF(CHOOSE(AG1,January,February,March,April,May2,June,July,August,September,October,November,December),"○")

이렇게 고쳐주면 해결이 됩니다. 여기서 January, February… 등은 워크시트 상에 미리 이름을 정의해 둔 것입니다. 이름 상자(Name Box) 또는 "삽입-이름" 메뉴를 통해 어느 부분에 어떻게 이름이 붙여졌나 살펴보시기 바랍니다.

"급식자수" 부분도 대동소이 합니다.

이상에서 설명드린 것 이외에도 ModifiedByExceller 시트에 가 보시면 몇 가지 유익한 것들이 더 숨겨져 있으니까 잘 살펴보시기 바랍니다. 그리고 VBA 코드는 단 한 줄도 사용하지 않았으니까 겁먹지(?) 마시기를… 그리고 하시다가 막히는 부분이 있으면 언제든지 질문하세요.

오늘은 여기까지…

정리 — 급식현황표 만들기

구분	내용
질문의 문제	INDEX와 CHOOSE만으로는 지정한 위치의 셀 값 하나(첫째 셀의 -)가 반환될 뿐 인원수가 계산되지 않음
INDEX 함수	지정한 영역에서 지정한 위치에 해당하는 값을 돌려줌
CHOOSE 함수	index_num 값을 사용해 주어진 목록에서 값을 선택
해결 수식	=COUNTIF(CHOOSE(AG1,January,February,March,April,May2,June,July,August,September,October,November,December),"○")
월별 범위	워크시트에서 미리 이름을 정의해 두고 CHOOSE로 해당 월의 범위를 선택
사용자 편의	에러 처리와 콤보박스로 월을 선택하면 해당 월 자료만 표시

자주 묻는 질문 (FAQ)

마치며

VBA 코드 없이도 이름 정의와 함수의 조합만으로 사용자가 월을 고르면 수치가 바뀌는 현황표를 만들 수 있습니다. VBA에 대한 기초 지식을 공부하실 분은 아이엑셀러 닷컴 사이트 상단 메뉴에서 [Excel 강의] - [Excel 입문]을 먼저 보시면 이해하기 쉽습니다.