Excel과 더불어 MS Word는 PC 역사상 Windows 다음으로 Microsoft의 가장 상징적인 소프트웨어일 수 있습니다. Word에 능숙하다고 생각하는 사람이라도 간과했을 수 있는 유용한 기능들이 너무나 많이 있습니다.
핸즈프리 받아쓰기, 다양한 문서 버전을 결합하고 대조하는 기능 등 사람들이 잘 모르거나 간과하고 있는 Word 필수 기능 11가지를 소개합니다.
탐색 창은 문서에서 특정 단어를 검색할 때 사용하는 창입니다. 단축키인 Ctrl + F를 사용하여 열 수 있으며, 문서에 제목이 적절하게 형식이 지정되어 있으면 탐색 창을 사용하여 섹션 사이를 이동할 수 있습니다. 특히 문서가 방대한 경우, 필요한 섹션을 찾기 위해 수동으로 스크롤하는 것보다 훨씬 더 효율적입니다.
집중 모드('방해 금지 모드'라고도 함)는 다른 응용 프로그램에서도 지원하는 기능이며 MS 워드에서도 지원합니다.
포커스 모드를 활성화하려면 [보기] 탭 - [포커스]를 선택합니다. 그러면 필요 없는 인터페이스 요소가 숨겨지고, 작업 표시줄이나 다른 방해 요소 없이 앱이 전체 화면으로 표시됩니다. 포커스 모드를 사용하면 작업 중인 작업에 더 집중할 수 있습니다.
문서를 받았는데 어떤 내용이 변경되었는지 알고 싶은 경우가 있습니다. 예를 들어 계약서 같은 경우, 여러 차례 유관 부서와 협업해야 하는 것이 일반적입니다. 아니면 그 문서를 다른 문서와 병합해야 해야 할 수도 있습니다. 이때 비교와 결합이 매우 유용할 수 있습니다.
[검토] 탭 - [비교] 그룹 - [비교] 또는 [병합]을 선택한 다음, 화면 도구 모음을 사용해 비교(나란히) 또는 결합(하나의 문서로)할 파일을 선택합니다.
Word 문서에 텍스트나 이미지를 복사하여 붙여넣는 것은 흔히 하게 되는 작업입니다. 하지만 텍스트의 한 섹션의 세부 서식을 복제하여 다른 텍스트에 적용하고 싶다면 어떨까요?
[서식 복사]를 사용하면 작성된 내용의 내용이 아닌 스타일을 복사하여 붙여넣을 수 있습니다. 복사할 텍스트를 선택한 다음, [홈] 탭 - [클립보드] 그룹 - [서식 복사]를 클릭합니다. 그런 다음 해당 형식으로 변환할 텍스트를 선택하면 자동으로 적용됩니다.
[서식 복사]를 더블 클릭하면 동일한 서식을 다른 곳에 계속 적용할 수 있습니다. 이 기능을 더 이상 사용하지 않는다면 Esc를 누릅니다.
다른 문서나 웹 페이지, 앱에서 내용을 복사한 다음, Word에 그대로 붙여넣으면 서식이 엉망으로 됩니다. 이런 경우 모든 서식을 직접 수동으로 수정해야 하므로 난감합니다.
이 간단한 방법을 사용하면 이러한 번거로움을 모두 건너뛸 수 있습니다. 다음에 텍스트를 붙여넣을 때 원하는 위치를 우클릭하고 [텍스트만 유지] 버튼을 클릭하세요. 또는 Ctrl + Shift + V 키보드 단축키를 사용할 수도 있습니다. 어느 쪽을 사용하든 복사한 텍스트는 모든 서식이 제거된 상태로 붙여넣기됩니다.
목차는 긴 문서를 훨씬 쉽게 탐색할 수 있게 해주고 작업물을 더욱 전문적으로 보이게 해줍니다. 하지만 직접 목차를 추가할 필요는 없습니다. 모든 섹션에 적절한 제목과 부제목만 있으면 목차를 즉시 삽입할 수 있는 쉬운 방법이 있습니다.
목차를 표시할 위치에 텍스트 커서를 놓습니다. 그런 다음 리본 메뉴에서 [참조] 탭 - [목차]로 이동합니다. 원하는 스타일을 클릭하면 문서에 자동으로 삽입됩니다. 목차를 선택하고 표 업데이트를 클릭하여 수동으로 조정하거나 자동으로 새로 고칠 수 있습니다.
때로는 글이 얼마나 자연스럽게 읽히는지 알기 위해 큰 소리로 들어야 할 때가 있습니다. 직접 소리 내어 읽을 수도 있지만, 자신이 직접 쓴 글이기 때문에 오류나 실수를 간과할 수 있으므로 다른 사람이 읽어 주는 것이 더 좋습니다.
Word에서 이 작업을 수행할 수 있습니다. 소리내어 읽으려는 텍스트를 선택한 다음, [검토] 탭 - [소리내어 읽기]를 선택합니다. Word에서 작성한 내용을 다시 읽어줍니다. 약간 로봇 같지만 제대로 작동합니다.
타이핑 속도에 신경 쓰지 않고 의식의 흐름에 따라 글을 쓰고 싶으신가요? 아니면 생산성을 유지하면서 누워서 글을 쓰고 싶으신가요? 워드의 "받아쓰기" 기능을 사용해 보세요.
받아쓰기를 사용하려면 [홈] 탭 - [음성] 그룹 - [받아쓰기]로 이동한 다음, 받아쓰기가 켜져 있는 동안 말을 하면 됩니다. Word는 사용자가 말하는 모든 내용을 문서의 단어로 변환합니다.
녹음된 오디오 파일이 있다면 [홈] - [받아쓰기] - [텍스트로 변환]을 사용하여 텍스트로 변환할 수 있습니다. 단, 이 기능을 사용하려면 Microsoft 365 구독이 필요하며 한 달에 최대 300분까지만 트랜스크립션 업로드가 가능합니다.
2025년 1월부터 Microsoft의 Copilot AI 어시스턴트는 Microsoft 365의 Personal 및 Family 플랜에 포함됩니다. Copilot에 액세스하려면 리본 메뉴에서 [홈] 탭 - [Copilot]을 클릭합니다.
Word의 Copilot을 사용하면 서식을 지정하거나 지정하지 않은 텍스트를 AI가 생성하도록 메시지를 제출할 수 있으며, Copilot과 채팅하여 문서 요약을 확인하고, 답변을 얻기 위해 질문할 수 있습니다. Copilot Pro를 사용하면 더 많은 작업을 수행할 수 있습니다.
출판되기 전에 편집자에게 작품을 보낼 수 있는 경우도 있지만, 모든 사람이 그렇게 운이 좋은 것은 아닙니다. 다행히도 Word의 기본 제공 AI 편집기를 사용하여 언제든지 작업을 교정할 수 있습니다.
[홈] 탭 - [편집기]를 선택합니다. 그러면 오른쪽에 [편집기] 작업창이 열리고 여러 가지 방법으로 글을 다듬을 수 있는 제안이 표시됩니다.
Word에는 일상적인 사용 속도를 높여주는 키보드 단축키가 많이 있지만, 모든 단축키를 기억하기 어려울 수도 있습니다. 또는 기본 제공 키보드 단축키가 없는 작업이 있을 수도 있습니다. 가장 많이 사용하는 키보드 단축키를 개인적으로 Word를 사용하는 방식에 가장 직관적인 방식으로 재구성할 수 있습니다.
[파일] - [옵션] - [리본 사용자 지정]을 클릭합니다. [Excel 옵션] 대화상자 아래쪽에 “바로 가기 키”가 표시됩니다. 그 옆의 [사용자 지정]을 클릭합니다. 여기에서 사용자 지정하려는 작업을 찾고 해당 작업에 대한 사용자 지정 키보드 단축키 조합을 입력할 수 있습니다.
가장 빠른 방법은 Ctrl + Shift + V 단축키를 사용하는 것입니다. 또는 붙여넣을 위치에서 마우스 우클릭 후 [텍스트만 유지] 버튼을 클릭해도 모든 서식이 제거된 상태로 붙여넣어집니다.
Copilot은 문서 요약, 기존 텍스트 기반의 새로운 내용 초안 작성, 질문에 대한 답변 제공 등 다양한 작업을 수행합니다. 복잡한 문서를 빠르게 이해하고 작성할 때 유용합니다.
Microsoft 365 구독이 필요하며, 녹음된 오디오 파일을 텍스트로 변환하는 '텍스트로 변환' 기능은 월 최대 300분이라는 업로드 시간 제한이 있습니다. 일반 받아쓰기(실시간 음성 입력)는 제한이 없습니다.
계약서나 공동 작업 문서와 같이 여러 사람이 수정한 원본과 수정본을 비교하여 어떤 내용이 추가되거나 삭제되었는지 명확하게 추적해야 할 때 가장 효율적입니다.
이상에서 소개한 기능 외에도 Word에는 수많은 보석 같은 기능들이 숨겨져 있습니다. 시간이 될 때마다 소개하겠습니다. 여러분들도 직접 탐구해 보세요.
