Excel 작업 속도를 높이기 위한 7가지 방법

1. Excel 템플릿 사용

"가장 오래된"이라는 수식에 걸맞게 Excel에는 수많은 서식 파일 ^template이 있습니다. 새로운 어떤 문서를 만들어야 할 때마다 공식 서식 파일 라이브러리로 가서 기본 구조, 수식, 서식 등이 갖춰진 적합한 옵션을 찾는 것은 작업을 효율적으로 완수하는 데 큰 도움이 될 수 있습니다. 이렇게 하면 수작업이 대폭 줄어들고 데이터를 입력하고 특정 요구 사항에 맞게 템플릿을 사용자 지정하는 데 집중할 수 있습니다.

공식 템플릿은 전문가가 만들고 철저한 테스트를 거친 것이므로 스프레드시트를 직접 만들 때 발생할 수 있는 오류나 시행착오를 최소화합니다. 또한 이러한 템플릿은 전문적인 미학으로 디자인되어 있으므로 엑셀 통합 문서를 세련되게 보이게 해줍니다.

• 참고:최고의 Microsoft Excel 템플릿

2. Excel 단축키 사용

Excel에는 수많은 단축키가 있습니다. 그 중 몇 가지 필수 단축키를 익혀두면 작업 속도와 효율을 높일 수 있습니다. 특히 대규모 데이터 세트로 작업한다면 끝없이 스크롤하고 클릭하는 대신 키보드 단축키로 작업을 빠르게 완료할 수 있습니다. 잘 알려지지 않은 Excel 단축키 몇 가지를 소개합니다.

• 참고:실무자가 꼭 알아야 할 엑셀 필수 단축키 50개+

3. 불필요한 추가 기능 해제

Excel용 추가 기능은 수없이 많습니다. 추가 기능은 통합 문서 기능을 확장하는 데 유용하지만 매번 파일을 열 때마다 필요하지는 않은 것도 있습니다. 거의 사용하지 않거나 특정한 용도로 사용하는 추가 기능을 매번 불러오게 되면 Excel의 성능이 크게 저하될 수 있습니다.

(1) Excel을 시작하고 [파일] - [옵션]을 선택합니다.

(2) [Excel 옵션] 대화상자에서 [추가 기능] - [Excel 추가 기능] - [이동] 버튼을 클릭합니다.

(3) [추가 기능] 대화상자에서 불필요한 추가 기능을 비활성화합니다.

불필요한 추가 기능을 비활성화하면 시스템 리소스를 확보하고 Excel의 시작 시간을 개선할 수 있습니다.

4. 피벗 테이블 사용

피벗 테이블은 놀라운 속도와 유연성으로 대규모 데이터 집합을 요약, 분석, 탐색할 수 있는 강력한 방법을 제공하며, Excel에 없어서는 안 되는 도구 중 하나입니다. 기본적으로 정보를 집계하고 합계, 평균, 개수 등을 계산하는 다재다능한 요약보고서입니다.

예를 들어, 영업 실적을 분석해야 한다면 피벗 테이블을 사용하여 지역별 또는 제품별 판매 데이터를 즉시 요약할 수 있습니다. 소스 데이터가 변경되면 클릭 한 번으로 피벗 테이블을 새로 고칠 수 있습니다.

참고 영상:

5. 자동으로 서식 적용하기

조건부 서식은 값이나 조건에 따라 셀에 자동으로 서식을 적용할 수 있는 Excel의 강력한 도구입니다. 이를 통해 필요한 정보를 찾기 위해 대규모 데이터 세트를 수동으로 스캔하는 수고를 덜 수 있습니다.

Excel에서 재고 관리를 처리한다고 가정해 보겠습니다. 조건부 서식을 사용하여 재고 수준이 특정 임계값 미만인 셀을 노란색으로 강조 표시할 수 있습니다. 마찬가지로 재무 분석가는 시간 경과에 따른 다양한 투자의 성과를 시각화하기 위해 색 눈금을 사용할 수 있습니다.

조건부 서식 지정은 유용하지만 너무 많은 규칙을 사용하면 통합 문서 속도가 느려질 수 있으므로 필요 이상으로 많은 규칙을 사용하지 않도록 주의하세요.

참고 영상:

6. 데이터 유효성 검사 사용

데이터 유효성 검사는 셀에 입력할 수 있는 데이터 유형을 제어할 수 있는 Excel의 중요한 기능입니다. 이 기능을 사용하면 부정확한 계산, 잘못된 분석, 잘못된 의사 결정으로 이어질 수 있는 오류의 위험을 줄일 수 있습니다.

(1) 데이터 유효성 검사에 사용할 데이터를 입력합니다(예를 들어, C1:C10 영역에 팀명 입력).

(2) 데이터 유효성 검사를 적용할 영역을 선택합니다.

(3) [데이터] 탭 - [데이터 도구] 그룹 - [데이터 유효성 검사]를 클릭합니다.

(4) [제한 대상] - [목록]을 선택하고, [원본]에는 (1)에서 입력한 데이터가 있는 영역을 범위로 지정합니다.

(5) [확인] 버튼을 누릅니다.

이제 (2)에서 선택한 영역의 모든 셀을 선택하면 드롭다운 메뉴가 나타나므로 데이터를 편리하게 입력할 수 있습니다.

7. 매크로/VBA로 업무 자동화 하기

Excel의 매크로는 반복적인 작업을 자동화하는 미니 프로그램과 같습니다. 셀 서식 지정, 수식 삽입, 보고서 생성 등의 일련의 작업을 기록한 다음, 클릭 한 번 또는 키보드 단축키를 사용하여 재생할 수 있습니다.

주기적으로 반복되는 성가신 작업이나 수작업으로 하기 힘든 다양한 업무를 자동화할 수 있습니다.

매크로나 VBA를 사용하면 다양한 상황에서 편리하게 사용할 수 있는 각종 기능을 하나의 툴박스 형태로 만들어 두고 상황에 따라 사용하는 것도 가능합니다. Exceller가 제공하는 "파워툴스"를 참고해 보세요(무료).

마치며

이상에서 소개한 팁을 활용하면 효율성을 높이고 Excel 전문가로 거듭날 수 있습니다. 주저하지 말고 계속 실험하고, 새로운 함수와 기능을 탐색하고, Excel 기능의 한계를 넓혀 보세요. 숫자와 관련된 것이 아니더라도 Excel을 창의적으로 사용할 수 있는 방법이 많이 있습니다.